Όλες οι ψηφιοποιημένες περιοχές διαθέτουν πληροφορίες και στοιχεία διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Ο Φορέας καθορίζει το πλήθος των χρηστών και τα δικαιώματα χρήσης κάθε χρήστη ανάλογα με τις αρμοδιότητές του.
Το GreenSpaces επιτρέπει στους εξουσιοδοτημένους χρήστες να εισάγουν και να εξάγουν δεδομένα σε τυποποιημένη και τεκμηριωμένη μορφή.
Το ημερολόγιο εργασιών για κάθε τοποθεσία/τμήμα υπηρεσίας διαμοιράζεται με τους εργοδηγούς ή εργολάβους του φορέα από τους διαχειριστές (επόπτες/προϋσταμένους) ως λεπτομερής λίστα εργασιών ή διάγραμμα Gantt. Οι χρήστες, ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης, μπορούν να βλέπουν μόνο τις εργασίες που τους αφορούν.
Οι εργασίες συντήρησης πρασίνου, οι εκτιμήσεις επικινδυνότητας δέντρων και οι επιθεωρήσεις παιδικών χαρών μπορούν να προγραμματιστούν και να ανατεθούν στους αρμόδιους εργοδηγούς/εργολάβους. Οι αυτόματες ενημέρωσεις επιτρέπουν τον επαναπρογραμματισμό εργασιών ανάλογα με την εκτέλεση του προγράμματος συντήρησης.
Το GreenSpaces διατίθεται ως υπηρεσία λογισμικού με ετήσια συνδρομή (SaaS), η οποία περιλαμβάνει τη χρήση της διαδικτυακής πλατφόρμας και της εφαρμογής για κινητά (mobile app), την υπηρεσία φιλοξενίας, την καθημερινή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων και την απομακρυσμένη υποστήριξη.
Οι πληροφορίες ενημερώνονται απευθείας στο πεδίο μέσω της εφαρμογής για κινητά/tablets, ακόμη και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.
